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浅谈关于档案的收集管理和保护

2012-03-14 16:11:37     来源:      作者:网站管理员      访问次数: 89次    字体:【 大 中 小】



一、档案的收集
   收集工作是档案管理工作的起始环节,与其他各个环节的工作相比,它处于一种特殊地位。特别是在简化档案整理工作、强化档案利用工作、突出馆藏特色的今天,档案的收集工作已变得越来越重要。

1、内容
   档案的收集工作,就是按照党和国家的规定,通过例行的接收制度和专门征集的办法,把分散在各机关、个人手中有价值的档案分别集中到各有关机关档案室和各级档案馆的工作。从广义上讲,档案收集工作的内容主要包括三方面:一是对本机关需要归档档案的接收工作。机关各部门办理完毕的文件是档案室档案的主要来源,建立健全机关内文件材料的归档工作制度是机关档案部门开展档案收集工作的主要途径。二是对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。接收现行机关和撤销机关的档案,特别是接收现行机关的档案,是各级国家综合档案馆收集工作的经常性任务。三是对历史档案的接收和征集工作。历史档案是指中华人民共和国成立前,各机关、团体、企业、事业单位以及著名人物在社会活动中形成的档案,包括革命历史档案、民国档案和历代王朝的档案。接收、征集历史档案是档案馆丰富馆藏的重要手段。

2、意义

    档案收集是贮存档案信息资源的重要途径;是实现档案集中统一管理的基本手段;是档案管理其他业务环节的基础;是决定档案存在和发展的前提条件。总之,档案收集是档案业务管理工作的首要环节,是档案馆、档案室工作的起点。

3、要求
一是归档和进馆档案应当齐全完整;二是加强档案馆、室外的调查和指导;三是保持全宗和全宗群的不可分散性;四是积极推行入馆(室)档案的标准化。

4、档案馆的收集

  档案馆的档案主要来自四个方面:一是接收现行机关的档案。这是档案馆档案不断增长和丰富的主要源泉。二是接收撤销机关的档案。三是征集历史档案。四是档案馆之间交换档案。

根据《档案馆工作通则》和《各级国家档案馆收集档案范围的规定》等文件精神,各级各类档案馆收集档案总的范围是:中央与省(自治区、直辖市)级档案馆接收本级各机关、团体及所属单位具有永久保存价值的现行机关和撤销机关的档案,以及具有全国或全省意义的历史档案和资料;市(地)、县档案馆接收本级各机关、团体及所属单位具有永久和长期保存价值的现行机关和撤销机关的档案,以及本市、县的历史档案和资料;中央和地方的各种专门的、专业性的档案馆,分别接收、征集、保管具有全国或地方意义的与本馆对口的机关的专门档案及资料。

二、档案的保管

1、内容

    档案保管工作是指根据档案的成分和状况,所采取的存放和安全保护措施。主要包括以下三个方面:档案的库房管理,即库房内档案科学管理的日常工作;档案流动中的保护,即档案在各个流动环节中,一般的安全防护;档案保护的专门措施,即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。

2、意义

   档案保管工作是整个档案工作的重要组成部分,是一个独立的工作环节;是贯彻档案工作基本原则、维护档案的完整和安全的重要环节;档案保管工作质量的高低,对提高档案管理水平具有重大影响。
3、任务与基本要求

   档案保管工作的基本任务是了解和掌握档案损坏的规律,通过经常性的工作,采取专门的技术措施,最大限度地防止和减少档案的损毁,延长档案的寿命,维护档案的物质安全和政治安全。具体讲,有以下三项任务:防止档案的损毁;延长档案的寿命;维护档案的安全。保管档案的基本要求是:以防为主,防治结合;相互协调,密切配合;加强重点,照顾一般;立足长远,保证当前。

三、档案的提供利用

1、内容与意义

   档案提供利用工作是档案馆(室)通过一定的方式和方法提供档案为利用者利用,为社会主义各项事业服务的工作,习惯上亦称档案利用工作。其内容基本上包括两个部分:一是准备档案检索工具,介绍和报道档案馆(室)保存档案的内容和成分,为提供利用作好准备。二是通过各种方式和手段提供档案资料为社会各项工作服务,这是目前档案利用工作的核心内容。

   档案工作的根本目的就是开发档案信息资源,服务经济建设,档案利用工作是达到这一目的的直接途径,所以,档案的利用工作是档案业务工作的中心环节,在整个档案工作中占有极为重要的地位。其作用主要表现在:第一,档案利用工作是档案业务工作中最富有活力的环节;第二,做好利用工作是带动整个档案工作发展的关键步骤;第三,搞好利用工作能够促进档案工作由被动变主动,做好做活档案工作;第四,档案利用工作是档案事业为社会主义现代化建设服务的基本措施,是档案工作的中心任务。

2、要求:

一是有正确的服务观念,良好的服务态度;二是充分研究和了解社会需要,熟悉馆(室)藏档案;三是正确处理基础工作与利用工作的关系;四是正确处理利用与保密的关系。

3、提供利用方式:

   档案馆(室)向档案利用者提供利用服务的方式、方法是多种多样的,基本的方式有:一是提供档案原件,可以设立专门的阅览室,也可以根据规定将原件外借;二是提供档案复制件,包括制发档案复制品,提供缩微胶卷(片),出版或印发档案文件汇编,在报刊上公布档案,举办档案展览;三是根据馆(室)藏档案内容制发档案证明,解答利用者咨询,编写档案参考资料,参与编史修志和撰写科研文章。


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