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档案保管的条件以及档案库房管理

2012-03-15 16:46:09     来源:档案馆建设网      作者:网站管理员      访问次数: 85次    字体:【 大 中 小】


开展档案的保管工作,必须有一定的物质条件作保证,否则是难于做好这项工作的。档案保管工作基本的物质条件主要有:档案库房、档案装具和档案的包装材料。

档案库房

档案库房建筑为档案保护提供了最基本的物质条件,库房建筑的好坏将直接影响到档案的保护条件和库房管理措施的效果。

档案装具

档案装具是档案馆、室必需的基本设备。档案装具各类很多,各有所长,应根据库房的特点和档案的价值及规格的不同,合理选用,灵活配置。目前,我国使用的档案装具主要有:档案架、档案箱、档案柜。

档案包装材料

档案的包装非常重要,它既可防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害,又可减少机械磨损。目前,我国包装档案的材料一般有三种:卷皮、卷盒和包装纸等。

六、档案库房的管理

库房的管理工作是档案保管工作的主要内容和基础。因此,只有做好经常、具体的库房管理工作,才能为整体的档案工作创造必要的条件和良好的秩序。

档案架、柜的排放与编号

库房中的档案架、柜的排放,应合乎下列要求:

1、排列整齐,横竖成行。

2、避免光线直射,注意通风。

3、节约库房面积和空间,存取方便。

为了便于对库房内的档案的管理和迅速取放,所有的档案架、柜都应进行统一编号。编号的一般方法是:自门口起,从左到右编架、柜号,如果架、柜有栏,也是从左向右编号,格与五节箱则自上向下编号。

全宗排列与档案存放

全宗的排列,一般采用两种方法。一种是按全宗号流水排列,一种是按全宗分类(分全宗群)排列。前者简便易行,后者能把属于同一类型的全宗排在一起,能较好地保持全宗之间的群体联系。

档案存放方式,可以采用竖放与平放两种。竖放是目前采用最多、最普遍的一种方式,其优点是便于存放和提供利用。平放,取放档案不大方便,但对保护档案有利,特别适合保管珍贵档案和不宜竖放的档案。

全宗卷

在档案馆、室工作中,专门为了保存和管理某一全宗而形成的能够说明全宗历史情况的文件材料,以全宗为单位组成的专门案卷,称为全宗卷。

全宗卷的内容通常包括:移出和接收档案的文据,立档单位和全宗历史考证,全宗整理工作方案和分类方案,全宗内档案数量和检查登记表册,档案保管期限表,档案销毁清册,全宗指南等。


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